¿Qué hay de nuevo en Outlook 2019?

Outlook 2019 ha sido el cliente de correo electrónico preferido de las empresas durante casi dos décadas, y también es el favorito de muchos usuarios caseros y ocasionales. En Outlook 2019, Microsoft ha tenido en cuenta los comentarios de los usuarios y ha proporcionado varias características nuevas que hacen que Outlook sea aún más fácil y menos problemático para trabajar con él.

Outlook es como un camaleón. Sus botones y características pueden variar bastante dependiendo del tipo de cuentas que tenga. Si utiliza una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange para su lugar de trabajo, por ejemplo, tendrá acceso a una gran cantidad de funciones que otras personas nunca verán, como programar salas de conferencias y otros espacios de reunión cuando programe una reunión y crear respuestas automáticas fuera de la oficina para el correo electrónico. Y si tiene una cuenta de correo electrónico POP, tiene opciones como indicadores de estado y categorías de color que puede asignar a los mensajes y eventos del calendario. Las personas con cuentas de correo electrónico IMAP no las reciben. Así que si tu pantalla se ve diferente de lo que se muestra en este artículo, esa es una de las razones. Otra razón es que puede estar usando Office 365, que Microsoft actualiza periódicamente, por lo que es posible que tenga más funciones o un aspecto ligeramente diferente en algunas pantallas.

Configuración más sencilla de la cuenta …..

A lo largo de los años, Microsoft ha facilitado progresivamente el proceso de configuración de cuentas de Outlook, detectando cada vez más las configuraciones necesarias en cada versión. En este momento, en Outlook 2019, es prácticamente infalible. Se acabó la necesidad de conocer detalles técnicos como los nombres de los servidores de correo y los números de puerto (a menos que esté configurando algún tipo especial de cuenta o se esté conectando a un servidor de Exchange). En la mayoría de los casos, sólo tiene que indicar a Outlook su dirección de correo electrónico y su contraseña y él se encargará del resto.

A continuación se explica cómo configurar una nueva cuenta de Outlook de forma automática.

  1. Seleccione Archivo → Info → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta para abrir el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Introduzca la dirección de correo electrónico deseada.
  4. Haga clic en Conectar.
  5. Cuando se le solicite, introduzca su contraseña y haga clic en Aceptar.
  6. En la pantalla de confirmación, haga clic en Listo.

Así es como se supone que debe funcionar. Si no lo hace por alguna razón, inténtelo de nuevo, pero antes del paso 4, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, marque la casilla Dejar que configure mi cuenta manualmente.

A continuación, en el cuadro Configuración avanzada, seleccione el tipo de servidor de correo. Cuando se le pida que introduzca su contraseña, hágalo y haga clic en Conectar.

Pero espera, el técnico entre vosotros está diciendo, ¿cómo es seleccionar el tipo de servidor “advanced setup”? Tienes razón, no lo es. Si realmente necesitas entrar ahí y cambiar la configuración, como la seguridad, el número de puerto, la dirección del servidor de correo, ese tipo de cosas, consulta la siguiente sección.

Dependiendo del tipo de servidor, a veces Outlook le pide la información del servidor cuando elige Configuración avanzada (por ejemplo, si se está conectando a un servidor de Exchange). Pero para las cuentas IMAP y POP normales, lo mantiene simple.

. . . Pero la configuración avanzada de la cuenta es más complicada

En su búsqueda de simplificar la configuración del correo, Microsoft la ha hecho más engorrosa para aquellos de nosotros que queremos acceder a la configuración del servidor de correo. La persona promedio nunca los encontrará. Y tal vez ese sea el objetivo: mantener a los usuarios no cualificados fuera de las áreas en las que no deberían estar, pero es frustrante para nosotros, que realmente tenemos razones para ir allí.

Puede que piense que el comando Cambiar le daría acceso a la configuración del servidor, pero no lo hace. Compruébelo usted mismo:

  1. Seleccione Archivo → Info → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta para abrir el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta si aún no está abierto.
  2. Seleccione la cuenta que desea modificar y, a continuación, haga clic en Cambiar.
  3. En la ventana de diálogo Parametrizaciones de cuenta, realice las modificaciones de parametrización que desee.Pero como puede ver a continuación, los ajustes disponibles no tienen nada que ver con la configuración del servidor de correo.
  4. Seleccione Siguiente y, a continuación, Hecho.

Aquí es donde se pone difícil. Para llegar a la configuración real del servidor de correo, tiene que usar el comando Reparar, de esta manera:

  1. En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccione la cuenta y, a continuación, haga clic en Reparar.
  2. Seleccione Opciones avanzadas.
  3. Marque la casilla Dejar que repare mi cuenta manualmente. A continuación, haga clic en Reparar.
  4. Por último, aquí están los ajustes que necesita. Cambie la información del servidor de correo entrante aquí, estos son los cambios que puede hacer después de la configuración de la cuenta.
  5. Haga clic en Correo saliente para ver la configuración del servidor de correo saliente. Estos son los cambios que puede hacer después de la configuración de la cuenta.
  6. Seleccione Reparar para aplicar los cambios de configuración.
  7. En el mensaje de confirmación, haga clic en Listo.

Cómo cortar el desorden con la bandeja de entrada enfocada

La función Buzón de entrada centrado divide la carpeta Buzón de entrada en dos pestañas en la parte superior del panel de la lista de mensajes: Enfocados y otros. Luego intenta decidir inteligentemente cuáles son los mensajes más importantes que aparecen cuando usted selecciona Enfocado. Cuando selecciona Otro, verá que los mensajes que Outlook determinó que eran menos importantes. Esto puede ayudar a reducir el desorden en su bandeja de entrada de mensajes comerciales y chistes o memes tontos. Esta es una característica de Outlook 2019 que fue ampliamente promocionada como una mejora para Office 2019 cuando se anunció inicialmente, pero más gente la odia de lo que le gusta.

Para activar/desactivar la Bandeja de entrada concentrada, seleccione Ver → Bandeja de entrada concentrada.

Si no ve el comando Buzón de entrada centrado en la ficha Ver, es posible que no esté disponible para usted. Depende de su versión de Outlook, del tipo de servidor de correo y de otros factores. La documentación de Microsoft indica que Focused Inbox requiere una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange u Office 365. Sin embargo, incluso si se encuentra en un servidor Exchange, es posible que no lo vea si su administrador ha desactivado la función.

Anteriormente había una característica en Outlook llamada Clutter, que funcionaba moviendo los “Otros” elementos a una carpeta separada. La Bandeja de entrada enfocada es menos intrusiva, ya que sólo cambia la vista del contenido de la bandeja de entrada, y no el contenido real.

@Mentions

A veces, cuando la gente se apresura a enviar un mensaje, se olvida de incluir en él a alguien a quien se hace referencia en el mensaje. Para ayudar a combatir estas omisiones, Outlook 2019 incluye la opción @Mentions. Le permite etiquetar fácilmente a alguien mencionado en un correo electrónico para que reciba automáticamente una copia del mensaje. Para utilizarlo cuando escriba un mensaje, simplemente preceda el nombre de la persona con el signo @. Aparece una lista desplegable que contiene los nombres de las personas de la lista de contactos. Seleccione el nombre que desee de la lista para añadirlo automáticamente a la lista de destinatarios.

Cuando los destinatarios vean el mensaje, verán el nombre mencionado resaltado. El nombre es un hipervínculo activo que abre un panel de información sobre esa persona (de la lista de contactos del destinatario) cuando se hace clic en él (no todos los destinatarios lo ven, sólo los que utilizan una versión de Outlook compatible con la función).

Cómo escuchar sus mensajes con la lectura en voz alta

¿Alguna vez ha deseado poder recostarse en su silla, poner los pies en el escritorio y que un asistente le lea los mensajes que recibe? Esto puede ser una realidad (bueno, más o menos) cuando se utiliza la función de lectura en voz alta en Outlook 2019.

Si el botón Leer en voz alta aparece en la ficha Inicio, la función Outlook 2019 está activada. Si no está allí, seleccione Archivo → Opciones → Facilidad de acceso. Marque la casilla Mostrar lectura en voz alta bajo el encabezado Opciones de visualización de la aplicación y haga clic en Aceptar.

Para usar la función de lectura en voz alta, seleccione un mensaje y haga clic en Home → Read Aloud. Asegúrese de que el volumen del sistema no esté silenciado.

Marcado automático como leído para mensajes borrados

Probablemente no leas todos los mensajes antes de borrarlos. Si obviamente es un anuncio o alguna otra tontería para la que no tienes tiempo, puedes seleccionarlo y presionar la tecla Suprimir. El problema con eso ha sido históricamente que no da tiempo a Outlook para registrar el correo electrónico como leído, y usted termina con un montón de mensajes no leídos en su carpeta Elementos eliminados.

Como novedad en Outlook 2019, puede elegir que todos los mensajes se marquen como leídos inmediatamente cuando se eliminen. Para configurar esta función, seleccione Archivo → Opciones → Correo. Desplácese hasta la parte inferior, a la sección Otros y marque la casilla de verificación Marcar mensajes como leídos cuando se eliminan.

Más flexibilidad para los recordatorios de Outlook

Outlook ha sido tradicionalmente un programa “cortés”, en el sentido de que no superpone su ventana de recordatorios sobre cualquier otra aplicación que pueda estar ejecutando en primer plano. Sin embargo, puede cambiar ese comportamiento en Outlook 2019 para asegurarse de que nunca se le pase por alto un recordatorio. Seleccione Archivo → Opciones → Avanzado. A continuación, en la sección Recordatorios, marque la casilla Mostrar recordatorios encima de otras ventanas.

Programación en múltiples husos horarios

Cuando usted está tratando de programar una reunión con personas en múltiples zonas horarias, puede resultar confuso tratar de entender los cambios en su cabeza. Para añadir una segunda o tercera zona horaria a su módulo de calendario, seleccione Archivo → Opciones → Calendario. En Zonas horarias, seleccione Mostrar un segundo huso horario (y Mostrar un tercer huso horario también, si es necesario). Introduzca una etiqueta en el cuadro Etiqueta para cada zona horaria. Esta capacidad de etiquetar las zonas puede ser útil si desea nombrarlas como ciertas sucursales o clientes en lugar del nombre real de la zona horaria.