Novedades en Office 2016: Word, Excel, PowerPoint y Outlook

La nueva versión de Microsoft Office 2016 incluye muchas características nuevas que abarcan la mayoría o todas las aplicaciones de la suite (para obtener más información sobre estas nuevas características globales, consulte Novedades de Office 2016): Características globales.) Sin embargo, algunas de las actualizaciones más importantes ocurren en las aplicaciones individuales, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. En este artículo, discutimos las características más notables de cada una de esas aplicaciones.

Palabra 2016

Los usuarios de Microsoft Word han querido esta función desde siempre: Coedición en tiempo real de documentos de Word, es decir, dos o más personas pueden abrir y editar el documento al mismo tiempo, y todos los que acceden al documento pueden ver los cambios que se están realizando en tiempo real. Los usuarios de Google Docs han disfrutado de esta función durante años; por último, Microsoft aporta esta capacidad a Word.

La clave para que esto funcione es almacenar el archivo en el almacenamiento en nube. Deberá almacenar el documento en la solución de almacenamiento en nube de Microsoft (OneDrive o OneDrive para empresas), para que otros puedan acceder al documento. Desde allí, puede permitir que otros vean y editen el documento como en Google Drive.

Esta nueva función ayudará a resolver los numerosos problemas que surgen al compartir documentos y realizar un seguimiento de las diferentes versiones. Ya no tendrá que preocuparse de si tiene la última versión de un documento, ni tendrá que preocuparse de fusionar todos los cambios de múltiples documentos en uno solo. Con la coedición en Word 2016, todos pueden hacer cambios en el mismo documento.

Microsoft planea implementar esto para Word 2016 primero y luego eventualmente agregarlo a Excel y PowerPoint.

Excel 2016

Los grandes cambios en Excel en 2016 están en el área de inteligencia de negocios, es decir, herramientas y procesos que le permiten recopilar datos de muchas fuentes diferentes y convertirlos en información perspicaz que le puede ayudar a tomar mejores decisiones de negocios. Las dos cosas más importantes a tener en cuenta aquí son las siguientes:

  • El complemento Power Query de Excel es ahora parte de la funcionalidad principal de Excel. Ya no necesita instalarlo.
  • La herramienta de pronóstico de Excel, Forecast Sheet, proporciona una manera fácil de pronosticar el futuro de sus datos.

Con Power Query, puede extraer datos de una variedad de fuentes externas. Imagine extraer datos de sitios web como Wikipedia, de sitios de medios sociales como Facebook, o de cualquier tipo de base de datos, como SQL, Azure, Oracle, Access, Sybase, etc. A continuación, puede fusionar todos esos datos en hojas de cálculo que le ayudarán a tomar mejores decisiones.

Power Query no ha añadido ninguna característica nueva de la versión de Excel 2013; sólo el hecho de que ahora es parte de la funcionalidad principal de Excel lo hace más fácil de encontrar y usar.

Con Forecast Sheet, puede proporcionar pronósticos de sus datos a los líderes empresariales. Si sus datos están influenciados por factores estacionales, puede indicar a Excel que también los tenga en cuenta en el pronóstico. Incluso puede establecer intervalos de confianza para sus pronósticos, lo que le dará límites superiores e inferiores para los datos pronosticados.

PowerPoint 2016

PowerPoint en sí mismo no recibe mucha revisión en 2016, pero Microsoft ha dado a los usuarios una nueva aplicación de presentación llamada Sway. ¿Cuál es la diferencia? Me alegra que preguntes.

PowerPoint está diseñado para crear presentaciones lineales – es decir, usted comienza desde la primera diapositiva y progresa a través de su presentación de diapositivas hasta el final. Y aunque puede darle un toque de jazz a su presentación con diferentes efectos y transiciones, sigue siendo esencialmente una presentación de diapositivas. Además, se sabe que las presentaciones en PowerPoint requieren mucho tiempo para ser preparadas.

Sway, por otro lado, está diseñado para permitirle crear presentaciones de forma más libre que tengan mucho más resplandor. En Sway, puedes incluir fotos, vídeos de YouTube, artículos de Facebook y Twitter, lo que quieras. Pero el verdadero beneficio para Sway es cómo su “motor inteligente” empaqueta su contenido y lo formatea para usted, permitiéndole pasar menos tiempo creando la presentación y más tiempo planificando lo que quiere comunicar.

Perspectiva 2016

Es probable que Outlook haya sido objeto de la revisión más importante en Office 2016, especialmente en lo que se refiere a las funciones de colaboración. Con el éxito de Gmail, Drive, Docs y otras aplicaciones integradas basadas en la nube de Google, Microsoft se ha dado cuenta de que la colaboración y las soluciones basadas en la nube son muy importantes para la productividad profesional. Es por eso que Outlook ahora tiene la capacidad de proporcionar enlaces a archivos en OneDrive o OneDrive para empresas; ya no tiene que adjuntar el archivo.

Microsoft también ha tomado medidas para ayudarle a priorizar el correo electrónico que llega a su bandeja de entrada. Con la nueva función de desorden, Outlook saca los elementos de menor prioridad de su bandeja de entrada y los coloca en una carpeta separada para que los vea más adelante. Clutter analiza sus hábitos de lectura de correo electrónico a lo largo del tiempo y aprende a tomar estas decisiones de priorización desde su propio comportamiento. Así, por ejemplo, si te suscribes a boletines de noticias por correo electrónico que no lees muy a menudo o que sólo lees si el asunto te llama la atención, Clutter lo notará y moverá esos boletines a una carpeta separada, dejando espacio en tu bandeja de entrada para el correo electrónico que realmente necesita tu atención.

No confunda Clutter con un filtro de spam; el hecho de que Outlook mueva el correo de menor prioridad a otra carpeta no significa que no deba mirarlo.

Si no te gusta que Outlook tome esas decisiones de priorización de correo electrónico por ti, puedes desactivar Clutter.